اتوماسیون اداری
سیستم اتوماسیون اداری
امروزه مدیریت برگردش کار و مکاتبات اداری و همچنین مدیریت زمان در سازمانها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است و استفاده از روشهای کند و مشکلساز اداری غیرمکانیزه قابل قبول نمیباشد. حجم بالای اطلاعات و مکاتبات و دسترسی کند ،سبب می شود مسئولین و مدیران به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها دهند ،و به سوی اتوماسیون اداری در ابعاد مختلف رهنمون گردند. یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب، بهترین ابزار برای رسیدن به راهکارهای مفید در جهت صرفهجویی زمان و استفاده بهینه از وقت و منابع در سازمان میباشد. راهحلهای مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسر میسازد.
سیستم اتوماسیون اداری به عنوان یکی از سیستم های حوزه اداری، امکان ثبت و گردش مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی را در ابعاد مختلف ارائه می کند و ضریب خطا به حداقل ممکن می رسد.
) Office Automation Software نرم افزار اتوماسیون اداری )
- Customer Realationship Management ( CRM ) / مدیریت ارتباط با مشتری
- Employee Realationship Management ( ERM ) / مدیریت ارتباط با کارمند
- Financial Management / مدیریت مالی
- Portocol Management / مدیریت قرارداد
- Project Management / مدیریت پروژه
- مدیریت ارسال و مراسلات
- قابلیت اتصال به سامانه پیامک و ایمیل.
1.مدیریت ارتباط با مشتری
برای برآورده ساختن اهداف مدیریت بر ارتباط با مشتریان به تناسب نیاز و همچنین میزان دسترسی به امکانات، از ابزارهای مختلفی استفاده می گردد. به عنوان مثال در برخی از سطوح تجارت، این کار با ورود دستی اطلاعات مربوط به مشتریان در دفاتر انجام می گردد. تمام اهداف این گونه بنگاه های تجاری با روشهای ساده قابل دستیابی اند. با افزایش میزان رقابت در جذب مشتری و رشد بنگاه های تجاری در این زمینه، نیاز به افزایش توانایی ابزارهای مدیریت بر ارتباط با مشتریان نیز شدت می گیرد. بنابراین انتخاب روش مدیریت کردن بر مشتریان از میان روشهای سنتی تا بکارگیری قوی ترین نرم افزارهای CRM بستگی به میزان نیاز بنگاه تجاری در این زمینه دارد.
ویژگی ها:
- قابلیت ثبت مشتری به عنوان کاربر، نماینده ، شرکای تجاری و سایر موارد
- قابلیت ثبت مشتری با فیلدهای مشخصات حقیقی یا حقوقی ، نام و نام خانوادگی ، تاریخ ثبت ، چگونگی آشنایی آنها با شرکت... ،
- قابلیت ویرایش مشخصات مشتری
2.مدیریت ارتباط با کارمند
- قابلیت تعریف کارمندان در بخش های اداری مختلف با ذکر مسئولیت آنها
- قابلیت آپلود مشخصات و مدارک کارمندان بخش های مختلف
- قابلیت تعریف زمان کاری ) ساعت ورود و خروج ( برای پرسنل ، تعریف حقوق ماهانه ، میزان مرخصی مجاز در ماه ، میزان زمان مجاز مرخصی روزانه، تعلق اضافه کاری به کارمند صورت گیرد یا خیر ، کسر دستمزد به ازای هر ساعت کم کاری و...
- در صورت تمایل تخصیص فرصت جبران کم کاری تاخیر برای کارمند
- قابلیت تعریف مدیر برای هر بخش به صورت مجزا با تخصیص سطح دسترسی به کارمندان زیر مجموعه خود
- قابلیت تخصیص سطح دسترسی به کارمندان
- اختصاصی بودن کارتابل هر کارمند و عدم دسترسی سایر کارمندان به کارتابل همکاران خود
- امکان دسترسی مدیریت به کارتابل تمامی مدیران بخش ها و کارمندان زیر مجموعه آنها و مشاهده و بررسی لحظه به لحظه عملکرد آنها
- اعلام تعداد نامه های خوانده نشده به صورت اتوماتیک
- امکان دسترسی کارمندان به تمامی وظایف محوله از طریق کارتابل
- امکان ارجاع اتوماتیک امور به سایر کارمندان در صورت اتمام مرحله یا عدم انجام آن توسط یک کارمند
- امکان ارجاع امور سازمان به همکاران
3.مدیریت مالی
- امکان تعریف چندین انبار، گروه کالا و کالا
- امکان تعریف مشخصات منحصر به فرد مربوط به هر کالا به صورت جداگانه )رنگ، میزان، گارانتی و ...(
امکان صدور پیش فاکتور و فاکتور خرید به صورت رسمی و یا غیر رسمی توسط کارمندان بخش های مختلف امکان صدور پیش فاکتور و فاکتور فروش به صورت رسمی و یا غیر رسمی توسط کارمندان بخش های مختلف امکان تبدیل پیش فاکتور به فاکتور اصلی
- امکان تبدیل فاکتور غیر رسمی به فاکتور رسمی
- امکان ارجاع پیش فاکتور و فاکتور به مسئول یا مسئولین مربوطه برای تایید
- امکان ارسال پیش فاکتور و فاکتور صادر شده به ایمیل یا فکس مشتری ازطریق نرم افزار
- امکان چاپ پیش فاکتور و فاکتور و تبدیل آن به pdf و یا فرمت های دیگر
- قابلیت جستجوی ساده و سریع پیش فاکتور و فاکتور بر اساس نام مشتری
- قابلیت جایگذاری اطلاعات مشتریانی که در بخش مشتری ثبت شده اند در بخش فاکتورها
- اختصاص پیش فاکتور و فاکتور به مشتری به تفکیک حقیقی یا حقوقی بودن
- گزارشگیری آسان از پیش فاکتور و فاکتورهای صادر شده با ذکر قیمت
4.مدیریت قرارداد
- قابلیت تعریف قالب قراردادها برای بخش های مختلف سازمان
- قابلیت ویرایش الگوی پیش فرض قرارداد
- قابلیت بارگذاری اطلاعات مشتری های ثبت شده در فیلد های قرارداد ها به صورت خودکار
- قابلیت پرینت گرفتن قرارداد ها به صورت فایل PDF
- قابلیت ارسال قراردادها با مهر به ایمیل مورد نظر کارمند
- قابلیت جستجوی قراردادها براساس بخش مربوطه و یا نام شخص حقیقی یا حقوقی قرارداد
5.مدیریت ارسال و مراسلات
- مشاهده کلیه مکاتبات درون سازمانی در بازه های زمانی مختلف، در انواع متفاوت )دریافتی ها و ارسالی ها( و در وضعیتهای مشاهده نشده، مشاهده شده، بایگانی شده و ...
- امکان ارسال و دریافت تمامی مکاتبات در قسمت کارتابل کاربران و مدیریت آنها
- امکان ایجاد نامه، ارسال جواب، پیوست ضمایم، پاراف نمودن نامه، نشانه گذاری و بایگانی نامه ها
- مدیریت، ایجاد و ویرایش انواع فرم های درون و برون سازمانی به صورت پیشرفته )فرم نصب، قرارداد، هزینه، پیشنهادات و انتقادات،...(
6.قابلیت اتصال به سامانه پیامک ، فکس و ایمیل
- امکان ارسال پیامکها به صورت فردی یا گروهی از افراد
- امکان زمانبندی ارسال پیامک ها
- قابلیت ارسال به شماره های لیست سیاه مخابرات
- قابلیت انتخاب خط دلخواه توسط کارمندان جهت ارسال
- امکان تعریف انواع متن ها بصورت قالب های آماده برای سهولت استفاده
- قابلیت دریافت پیامک در صندوق پیام
- قابلیت تعریف منشی پیامک ) کلمه کلیدی در ازای دریافت عبارتی خاص(
- توانایی ایجاد انواع گزارشات براساس متن، موضوع، شماره فرستنده یا شماره گیرنده پیامک، تاریخ و...
- امکان خرید آنلاین برای شارژ حساب پیامک با اتصال به شبکه شتاب بانکهای کشور
- امکان دسترسی به تمامی ایمیلها )گوگل، هات میل،...( در محیط نرم افزار
امکان دسترسی چندین کاربر به یک ایمیل خاص )ایمیل سازمان(
امکان ارسال ایمیل برای یک فرد، یک لیست از افراد، یک گروه از کاربران یا یک گروه از مشتریان با قابلیت پیوست ضمائم امکان اختصاص هر فرستنده به یک کارمند خاص تا ارسال ایمیل به هر کاربر از طریق فرستنده شخصی صورت گیرد
- قابلیت تعریف و استفاده قالب های متنوع به صورت متن یا html به منظور راحتی در ارسال ایمیلهای تکراری
- ایجاد گزارشات متنوع ایمیل ها بر اساس وضعیت، موضوع ،فرستنده، متن، گیرنده و تاریخ
- ایجاد زمانبندی ایمیل به منظور ارسال قالبهای از پیش تعیین شده به فرد یا گروهی از افراد به صورت اتوماتیک در زمانهای خاص
- امکان ایجاد یادآوری از طریق برنامه، پیامک و ایمیل
- هر کارمند می تواند برای خود، سایر کارمندان، کاربران و مشتری یا گروهی از مشتریان درمورد یک فعالیت، تاریخ، یا وظیفه یادآوری ایجاد کند که این یادآوری می تواند در تاریخ خاص، به صورت ماهانه یا سالانه انجام شود سایر امکانات
- امکان ثبت یادداشت های روزانه کاربران به صورت to do list و حذف برچسب های رنگارنگ اطراف میز کار
- امکان گفتگوی متنی به صورت چت باکس در داخل محیط نرم افزار به منظور کاهش تماسهای تلفنی یا حضوری کاربران با یکدیگر
- امکان تعریف سطح دسترسی کارمندان به امکانات برنامه
- امکان تعریف تقویم درون سازمانی برای تعطیلات و مناسبتها
و ....
